Obsługa klienta
Klienci czekają krócej, a zespół nie szuka informacji.
Kairyo zna zamówienia, przesyłki, faktury i Wasze procedury, więc odpowiedzi i reklamacje czekają gotowe z numerem zamówienia i terminem. Zespół zatwierdza to, co wychodzi do klienta.
Praca obsługi klienta w tym tygodniu. Przygotowuje Kairyo: Status przesyłki dla klienta, Odpowiedź na pytanie o zwrot. Czeka na decyzję: Kopia faktury do wysłania, Odpowiedź dla kluczowego klienta, Zgłoszenie dla magazynu. Zrobione: Zapytania z weekendu ułożone, Zestawienie tygodnia, Plan pierwszego tygodnia nowej osoby.
Konsultant obsługi klienta
Kierownik obsługi klienta
Działa w narzędziach Twojego działu i w ponad 1700 innych aplikacjach. Zobacz integracje
Dzień pracy na każdym stanowisku działu: Kierownik obsługi klienta i Konsultant obsługi klienta
Wyniki działu masz zawsze pod ręką
Kierownik nie liczy już zgłoszeń w arkuszu na koniec tygodnia. Dashboard działu pokazuje kolejkę, czas odpowiedzi i reklamacje na bieżąco, a Kairyo wskazuje sprawy, które czekają za długo.
Dashboard: kierowniczka obsługi klienta. Klienci czekają na pierwszą odpowiedź średnio 1 h 40 min, o 35 minut krócej niż w sierpniu. Jedna reklamacja od trzech dni czeka na magazyn. Karty: Czas pierwszej odpowiedzi 1 h 40 min, Zgłoszenia od klientów 412, Sprawy rozwiązane w pierwszej odpowiedzi 72%, Zgłoszenia otwarte 23, Reklamacje w toku 7, Odpowiedzi po terminie 3%, Pytania o status przesyłki 38%.
Nie tłumaczysz od nowa, jak pracuje firma
Zwykłemu czatowi AI za każdym razem trzeba wkleić zamówienie, procedurę reklamacji i historię sprawy. Kairyo bierze je z narzędzi i Bazy wiedzy firmy, więc odpowiedź dla klienta zlecasz w kilku słowach.
Polecenie: „Odpowiedz Termo-Budowi na reklamację”. Odpowiedź do Termo-Bud: Dzień dobry, przepraszamy, że w zamówieniu ZAM/2026/0917 zabrakło dwóch grzejników. Dośle je kurier w 3 dni robocze, czyli w piątek 23 października. Sprawę prowadzi Marta Sowa, która w czwartek potwierdzi wysyłkę. Źródła w firmie: ZAM/2026/0917 - Zamówienie (BaseLinker); 3 dni robocze - Procedura reklamacji (Baza wiedzy); Marta Sowa - Zgłoszenie dla magazynu (Asana).
Kairyo wykonuje stałą pracę działu bez przypominania
Kairyo przygotowuje raporty, sprawdza terminy i przypomina o nich o stałej porze lub wtedy, gdy coś się wydarzy. Wynik trafia na Slacka, do Teams lub na maila, a to, co wychodzi do klientów, czeka na zgodę.
Rutyny działu, poniedziałek, 21 września: 7:00 Zapytania z weekendu (w poniedziałki); 8:15 Odpowiedź o status przesyłki (gdy klient zapyta o zamówienie); 9:30 Wiadomości z Instagrama (gdy przyjdzie wiadomość); 10:45 Reklamacja bez odpowiedzi (gdy zgłoszenie czeka 2 dni); 12:20 Kopia faktury dla klienta (gdy klient poprosi o fakturę); 14:00 Zgłoszenia po terminie (co 2 godziny); 16:30 Zestawienie dnia (w dni robocze). Slack, 7:00: #obsluga - Z weekendu przyszło 18 zgłoszeń. 11 odpowiedzi czeka na zgodę, a 7 spraw trafiło do magazynu i księgowości. Slack, 10:45: Kairyo - Reklamacja Mebloplastu czeka na magazyn od 2 dni. Termin odpowiedzi mija w środę. Slack, 16:30: #obsluga - Dziś: 64 zgłoszenia, a klienci czekali na pierwszą odpowiedź średnio 1 h 25 min.
Oddaj Kairyo pierwsze zadanie w dziale obsługi klienta
Zacznij od odpowiedzi o status przesyłki, o który klienci pytają najczęściej. Konfiguracja zajmuje kilkanaście minut, a opiekun klienta pomaga Wam, aż będziecie samodzielni.
Dział ma kontrolę od pierwszego zadania
Kairyo pyta, zanim coś wyśle lub opublikuje, a każda osoba ustala, co może zrobić bez pytania. Każdy w dziale pracuje na swoim koncie, a dane firmy przechowujemy w Unii Europejskiej.
-
Kairyo pyta, zanim wyśle
To, co zobaczą klienci, czeka na „Tak” osoby, która za to odpowiada. Przed zgodą możesz obejrzeć całość.
-
Każdy ustala, co Kairyo robi samo
Każda osoba wybiera poziom samodzielności, a o zmianę dostępów, wydatek ponad próg i nowe połączenie Kairyo pyta zawsze.
-
Każdy pracuje na swoim koncie
Osoba w dziale widzi dane, do których ma dostęp, a jej rozmowy z Kairyo są prywatne i w pełni szyfrowane.
-
Każde działanie zostawia ślad
Przy każdym działaniu widzisz, kto je zlecił i kto zatwierdził, a zmianę w narzędziu możesz cofnąć.
-
Dane zostają w Unii Europejskiej
Dane firmy są oddzielone od danych innych firm, a Kairyo nie trenuje na nich modeli AI.
Pytania zespołów obsługi klienta
Najszybciej sprawdzisz Kairyo na zapytaniach, które czekają dziś na odpowiedź.
Czy Kairyo odpisze klientowi bez naszej zgody?
Nie. Odpowiedzi do klientów czekają na „Tak” osoby, która prowadzi sprawę. Więcej samodzielności Kairyo dostaje tylko wtedy, gdy ta osoba sama ją ustawi.
Czy odpowiedzi będą zgodne z naszymi procedurami?
Tak. Kairyo bierze procedury, cennik i zasady reklamacji z Bazy wiedzy, a przy każdej odpowiedzi widzisz jej źródło.
Czy Kairyo obsłuży zapytania z Instagrama i Allegro?
Tak. Zapytania z poczty, Instagrama i Allegro trafiają do jednej kolejki, a odpowiedź wychodzi tam, skąd przyszło pytanie.
Czy kierownik będzie widzieć nasze rozmowy z Kairyo?
Nie. Rozmowy każdej osoby są prywatne i w pełni szyfrowane. Kierownik widzi wyniki pracy: zapytania, reklamacje i czas odpowiedzi.
Czy Kairyo ocenia konsultantów?
Nie. Kairyo pokazuje zapytania, reklamacje i czas odpowiedzi całego zespołu, ale nie ocenia ludzi i nie układa rankingów.
Czym Kairyo różni się od ChatGPT?
ChatGPT odpowie z tego, co mu się wklei. Kairyo zna zamówienia, przesyłki i Wasze procedury, a odpowiedzi, zgłoszenia i reklamacje przygotowuje w Waszych narzędziach.
Ile trwa start w obsłudze klienta?
Konfiguracja zajmuje kilkanaście minut: podłączacie pocztę, sklep i narzędzia zespołu. Opiekun klienta pomaga Waszemu zespołowi, aż będziecie samodzielni.
Twój zespół obsługi klienta może pracować właśnie tak.
Załóż konto lub umów pokaz, a zobaczysz Kairyo przy pracy Twojego zespołu obsługi klienta.