Niniejsza Polityka opisuje, jak przetwarzamy dane osobowe w związku z korzystaniem z usługi Kairyo. Przetwarzanie danych osób odwiedzających stronę kairyo.pl opisuje Polityka prywatności strony (kairyo.pl/prawne/polityka-prywatnosci-strony).
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Damian Wietecha, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą SubWise Damian Wietecha, NIP 6852349558, adres: Sadki 85, 38-230 Nowy Żmigród. Kontakt w sprawach danych osobowych: support@kairyo.pl.
Uwaga o rolach: w odniesieniu do danych Klienta jako użytkownika usługi (dane logowania, rozliczenia) jesteśmy administratorem. W odniesieniu do danych osób trzecich, które Klient wprowadza lub udostępnia przez integracje (np. dane kontrahentów z faktur, dane klientów z CRM), jesteśmy podmiotem przetwarzającym (procesorem) działającym w imieniu Klienta - zasady reguluje Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA).
2. Jakie dane przetwarzamy
a) Dane konta i użytkownika: adres e-mail, imię i nazwisko, numer telefonu (do powiadomień / weryfikacji 2FA), opcjonalny dodatkowy e-mail powiadomień, awatar, preferencje (język, motyw), zaszyfrowany skrót hasła, dane uwierzytelniania dwuskładnikowego (zaszyfrowane), informacje o sesjach i zaufanych urządzeniach (adres IP, identyfikator przeglądarki, daty).
b) Dane firmy: nazwa firmy, NIP, KRS, adres (do faktur), identyfikatory rozliczeniowe u operatora płatności.
c) Dane wprowadzane do usługi: treść rozmów z asystentem AI, profil i kontekst firmy, kluczowe fakty, koszty stałe, decyzje i ich uzasadnienia, przesłane dokumenty.
d) Dane z integracji (podłączanych przez Klienta): dane finansowe (faktury, w tym dane kontrahentów - nazwa, NIP, kwoty), dane z systemów CRM (m.in. dane kontaktowe klientów Klienta), dane operacyjne, marketingowe i e-commerce, dane o wizytach z systemów rezerwacji (termin, usługa i stan wizyty oraz identyfikator klienta w tym systemie - bez jego imienia i danych kontaktowych), a także treść rozmów i korespondencji z kanałów podłączonych przez Klienta - w tym historia rozmów, którą Klient udostępnia przy podłączeniu kanału, oraz nagrania głosowe i ich transkrypcje, jeżeli Klient włączy funkcję transkrypcji.
Kanały, z których odczytujemy treść, gdy Klient je podłączy i wyrazi na to zgodę w ustawieniach prywatności:
- poczta elektroniczna: Gmail i Poczta Outlook (Microsoft 365) - skrzynka osoby, która podłączyła konto,
- komunikatory: Slack, Microsoft Teams, WhatsApp, Messenger, Instagram Direct,
- czaty i komentarze w narzędziach pracy: ClickUp (czat i komentarze), Asana, Jira, Trello, Monday, Notion, GitLab, komentarze przy dokumentach Google,
- notatki w systemach CRM: HubSpot, Pipedrive, Zoho,
- spotkania i transkrypcje: Fireflies, Zoom,
- treści wprowadzone w samej usłudze: rozmowy z asystentem, projekty i kanały zespołu.
Z tych źródeł nie przechowujemy treści: zapisujemy wyłącznie wnioski (ustalenia, sprawy w toku) razem z krótkim cytatem uzasadniającym oraz znacznik, dokąd doczytaliśmy. Odczyt można wyłączyć w Ustawieniach → Prywatność, a wnioski i cytaty podlegają terminom retencji z punktu 6. Te dane przetwarzamy w imieniu Klienta (procesor).
e) Dane techniczne i rozliczeniowe użycia: logi audytowe, zużycie tokenów i kredytów, koszty wywołań AI, powiadomienia oraz dziennik podań kontekstu - zapis tego, że dana osoba zadała pytanie asystentowi: miejsce (rozmowa, briefing, teczka) i liczby informacji z pamięci firmy użytych przy odpowiedzi.
Dziennik podań nie zawiera ani treści pytania, ani treści zdań podanych asystentowi, ani ich identyfikatorów - wyłącznie liczby. Służy ulepszaniu odpowiedzi asystenta. Przechowujemy go 90 dni, po czym usuwamy trwale; usuwamy go w całości także na żądanie usunięcia danych.
f) Porządkowanie pamięci firmy (Opiekun pamięci): usługa może samodzielnie porządkować zapisaną wiedzę o firmie - scalać powtórzenia, nadawać tematy i zadawać pytania uzupełniające. W tym celu przetwarzamy treści z punktów a-d oraz przechowujemy pytania Opiekuna razem z odpowiedziami udzielonymi przez użytkowników.
Mechanizm ma trzy tryby ustawiane przez właściciela Klienta w Ustawieniach → Prywatność; domyślnie działa w trybie obserwacji, w którym zapisuje własne rozstrzygnięcia do porównania, ale nie zmienia zapisanej wiedzy i nie kieruje pytań do użytkowników. Pytania i odpowiedzi usuwamy razem z danymi Klienta, w tym na żądanie usunięcia danych.
g) Maszyna wirtualna: w narzędziach, które nie mają integracji, Kairyo pracuje w maszynie wirtualnej, na koncie udostępnionym przez Klienta. Przetwarzamy wtedy zaszyfrowane dane logowania do tego narzędzia oraz nagrania sesji (obraz ekranu i wykonane czynności, w tym dane osób widoczne w narzędziu), żeby Klient mógł sprawdzić, co zostało zrobione. Nagrania usuwamy trwale po 30 dniach od zakończenia sesji, a dane logowania po odebraniu Kairyo dostępu do narzędzia. Te dane przetwarzamy w imieniu Klienta (procesor).
h) Osoby spoza zespołu Klienta: dane osób odwiedzających stronę internetową Klienta, które rozmawiają z asystentem Kairyo (asystent mówi wprost, że jest systemem AI), gości umawiających spotkania przez link rezerwacji oraz odbiorców treści udostępnionych przez Klienta linkiem. Te dane przetwarzamy w imieniu Klienta (procesor), a informację o przetwarzaniu przekazuje tym osobom Klient.
2a. Przestrzeń osobista w zespole
Rozmowy, które osoba z zespołu Klienta prowadzi z Kairyo w swojej przestrzeni osobistej, widzi tylko ona - wglądu do nich nie ma także właściciel konta firmy. Wyjątki są cztery i każdy jest jawny:
- osoba sama udostępnia rozmowę albo plik wybranym osobom lub linkiem i może to cofnąć,
- pliki z „Mój dysk” osoby, która odchodzi z firmy, przejmuje osoba wskazana przez właściciela konta; rozmowy zostają prywatne,
- w czasie nieobecności osoby Kairyo odpowiada w zastępstwie i sięga po jej ustalenia i sprawy w toku tylko za jej zgodą, którą ona daje i cofa; po powrocie osoba dowiaduje się, kto pytał o jej sprawy i o którą, bez treści pytań,
- szkic decyzji wykryty w rozmowie trafia do rejestru decyzji firmy, jak każda decyzja jego autora.
3. Cele i podstawy prawne (RODO art. 6)
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Świadczenie usługi (konto, rozmowy, analizy, integracje) | art. 6 ust. 1 lit. b (wykonanie umowy) |
| Rozliczenia, fakturowanie, księgowość | art. 6 ust. 1 lit. c (obowiązek prawny) |
| Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, dochodzenie/obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f (prawnie uzasadniony interes) |
| Powiadomienia produktowe (briefingi, sygnały, przypomnienia) | art. 6 ust. 1 lit. b/f; rezygnacja możliwa w ustawieniach |
| Komunikacja marketingowa (e-mail/SMS) | art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda) + przepisy o komunikacji elektronicznej |
| Obsługa zgłoszeń i reklamacji | art. 6 ust. 1 lit. b/f |
Przetwarzanie danych osób trzecich z integracji odbywa się w imieniu Klienta (Klient jest ich administratorem) - patrz DPA.
4. Korzystanie z AI a trenowanie modeli na danych Klienta
- Treść rozmów i poleceń oraz kontekst firmy przetwarzają modele AI dostawców wymienionych w punkcie 5 (Anthropic, TypeSafe AI, Voyage AI, OpenAI, Higgsfield), w celu wykonania pracy zleconej przez użytkownika: przygotowania odpowiedzi, analiz i dokumentów, wyszukiwania informacji zapisanych w Koncie, obsługi trybu swobodnej rozmowy głosowej, transkrypcji nagrań głosowych z podłączonych kanałów komunikacji oraz tworzenia grafiki i wideo na prośbę użytkownika. Zakres danych przekazywanych każdemu z nich opisuje tabela w punkcie 5.
- Dane przekazywane przez interfejs programistyczny (API) do Anthropic oraz OpenAI nie są wykorzystywane do trenowania modeli - tak stanowią warunki obu dostawców. Anthropic usuwa dane z API w ciągu 30 dni od ich otrzymania lub wygenerowania, a treść oznaczoną przez swoje systemy bezpieczeństwa jako naruszenie zasad użytkowania przechowuje do 2 lat. OpenAI według tabeli w swojej dokumentacji nie przechowuje danych przesłanych do transkrypcji nagrań głosowych. Okresy przechowywania, wyjątki (w tym funkcje Anthropic, których nie obejmuje umowa o zerowym przechowywaniu danych) i odnośniki do dokumentów dostawców zawiera wykaz podprocesorów (kairyo.pl/prawne/podprocesorzy, sekcja „Jak długo dostawcy modeli trzymają dane”) (wgląd: 20.10.2026).
- Voyage AI jest wyjątkiem od zdania wyżej. Regulamin tego dostawcy przyznaje mu licencję na wykorzystanie treści Klienta do rozwijania usługi, w tym trenowania modeli, dopóki nie zostanie to wyłączone przełącznikiem w panelu dostawcy. Aktualny stan każdego dostawcy, razem z odnośnikami do jego dokumentów i datą wglądu, jest opisany w wykazie podprocesorów (kairyo.pl/prawne/podprocesorzy).
- Brak zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne wobec osób fizycznych (art. 22 RODO): Kairyo dostarcza analizy i rekomendacje, ale decyzje podejmuje człowiek (Klient).
5. Odbiorcy danych (podmioty przetwarzające) i transfery poza EOG
Korzystamy ze starannie dobranych dostawców (podprocesorów). Część z nich przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (w USA) - w takim przypadku transfer odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) lub decyzji o adekwatności (EU-US Data Privacy Framework), o ile dostawca jest certyfikowany.
| Dostawca | Zakres | Lokalizacja |
|---|---|---|
| Anthropic (modele AI) | treść rozmów, kontekst firmy, dane do analiz | USA (transfer: SCC/DPF) |
| TypeSafe AI (modele AI) | treść poleceń | poza EOG (transfer: SCC) |
| Voyage AI (wyszukiwanie informacji zapisanych w Koncie) | fragmenty kontekstu i faktów, zapytania | USA (podstawa transferu nieudokumentowana po stronie dostawcy - patrz kairyo.pl/prawne/podprocesorzy) |
| OpenAI (tryb swobodnej rozmowy głosowej, transkrypcja nagrań głosowych) | głos użytkownika i wypowiadane odpowiedzi w trybie swobodnej rozmowy; nagrania głosowe z podłączonych kanałów komunikacji - wyłącznie gdy Klient włączy tę funkcję | USA (transfer: SCC/DPF) |
| Higgsfield (grafika i wideo) | opis zamówionej treści i dołączone do niego materiały | USA (transfer: SCC) |
| Composio (pośrednik części połączeń z narzędziami Klienta) | dane przepływające między Kairyo a połączonym narzędziem | USA (transfer: SCC) |
| Dostawcy wyszukiwania w sieci (Brave Search lub Tavily) i narzędzi udostępnianych na koncie Kairyo (Kairyo Pass, np. Firecrawl, Apollo, People Data Labs) | zapytania i adresy stron wskazane do sprawdzenia, w tym nazwy firm i osób, o które pyta Klient | różne, głównie USA (transfer: SCC) |
| Dostawca infrastruktury maszyn wirtualnych | sesje maszyny wirtualnej: obraz ekranu, wykonane czynności i zaszyfrowane dane logowania do narzędzia | UE |
| Resend (e-mail transakcyjny) | adres e-mail, treść powiadomień | USA (transfer: SCC/DPF) |
| Stripe (płatności) | dane firmy do faktur, e-mail, identyfikatory płatności (bez danych karty u nas) | grupa USA, podmiot w UE (Irlandia) |
| SMSAPI (SMS, np. kody 2FA) | numer telefonu, kod | Polska |
| Hetzner Online GmbH (hosting) | wszystkie dane aplikacji w spoczynku | Niemcy (UE) |
| Dostawcy integracji autoryzowanych przez Klienta (np. Google, Meta, HubSpot, ClickUp, Asana, KSeF/MF, NBP) | dane przepływające z/do systemów wskazanych przez Klienta | różne (część w USA) |
Dane aplikacji przechowujemy w Unii Europejskiej (Hetzner). Aktualna lista podprocesorów jest utrzymywana i udostępniana na żądanie (patrz DPA).
6. Okres przechowywania
- Dane konta i firmy - przez czas obowiązywania umowy oraz po jej zakończeniu przez okres niezbędny do rozliczeń i dochodzenia/obrony roszczeń.
- Faktury i dokumentacja księgowa - przez okres wymagany przepisami podatkowymi (zasadniczo 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego).
- Logi audytowe / bezpieczeństwa - co do zasady do 5 lat.
- Konta nieopłacone (pre-payment): zamrożenie po 30 dniach, oznaczenie do usunięcia/anonimizacja po 90 dniach (z zachowaniem danych objętych obowiązkiem przechowywania).
- Po żądaniu usunięcia obowiązuje 30-dniowy okres karencji (możliwość wycofania żądania), po którym dane osobowe są anonimizowane, z zachowaniem danych wymaganych prawem. Anonimizacja obejmuje m.in. treść rozmów, profil osoby, nieobecności, powiadomienia oraz zapisany kontekst firmy; imię i adres konta zastępowane są wartościami nieidentyfikującymi, a aktywne sesje wygasają natychmiast.
- Treści osób trzecich (cytaty z korespondencji i rozmów w narzędziach firmy) usuwane są automatycznie po ustaniu celu, dla którego powstały: ustalenia po 180 dniach, sprawy oczekujące na odpowiedź po 90 dniach, wiadomości od klientów z podłączonych kanałów (WhatsApp, Messenger, Instagram) po 90 dniach - niezależnie od żądania usunięcia konta.
- Konto po zakończeniu subskrypcji: dostęp tylko do odczytu przez 90 dni od końca ostatniego opłaconego okresu (w tym czasie Klient może zażądać przeniesienia danych, Regulamin § 4 ust. 22), a potem usunięcie konta i danych (z przypomnieniem e-mailem przed usunięciem), z zachowaniem danych, których przechowywanie nakazują przepisy prawa.
7. Prawa osób, których dane dotyczą
Przysługuje Ci prawo do: dostępu (art. 15), sprostowania (16), usunięcia (17, z wyjątkami wynikającymi m.in. z obowiązków księgowych - art. 17 ust. 3), ograniczenia (18), przenoszenia (20), sprzeciwu (21) oraz wycofania zgody w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3 - bez wpływu na zgodność przetwarzania sprzed wycofania).
- Zgody marketingowe i preferencje powiadomień zmienisz samodzielnie w Ustawienia → Prywatność w aplikacji oraz przez link „wypisz się” w stopce wiadomości produktowych.
- Pozostałe żądania kierować na support@kairyo.pl.
- Prawo do przenoszenia danych (art. 20) realizujemy na żądanie, przekazując dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Przeniesienie wszystkich danych firmy do innego dostawcy opisuje Regulamin (§ 4 ust. 22-27).
- Masz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).
8. Bezpieczeństwo
Stosujemy m.in.: szyfrowanie transmisji (TLS), szyfrowanie wrażliwych danych w spoczynku (w tym kluczy dostępu do połączonych narzędzi i danych uwierzytelniania dwuskładnikowego), hashowanie haseł, oddzielenie danych każdej organizacji od danych innych organizacji, uwierzytelnianie dwuskładnikowe, kontrolę dostępu opartą na rolach oraz rejestry audytowe. Dostęp do danych jest ograniczony do niezbędnego zakresu.
9. Pliki cookie
Aplikacja używa plików cookie i podobnych technologii niezbędnych do działania (sesja, uwierzytelnianie, preferencje języka/motywu). Nie wykorzystujemy w aplikacji cookies marketingowych ani profilujących stron trzecich. Szczegóły, także o plikach cookie strony kairyo.pl, opisuje Polityka plików cookie (kairyo.pl/prawne/polityka-cookie).
10. Zmiany Polityki
Polityka może być aktualizowana. O istotnych zmianach poinformujemy w aplikacji lub e-mailem. Wersja i data obowiązywania są podane na początku dokumentu.