Rutyny
To, czego nie zrobi automat. Ustawione jednym zdaniem.
Przypomnienia o płatnościach, raporty z wnioskami i notatki po spotkaniach Kairyo przygotowuje sam, na danych firmy i w jej stylu, więc nikt nie musi o nich pamiętać. Ty decydujesz, co wychodzi bez pytania.
Rutyny księgowej w Kairyo w środę 14 października rano. Na górze dwie sprawy, które czekają na nią: plan przypomnień o zaległych płatnościach, w którym Kairyo pisze do Studia Lampa uprzejmie, bo to pierwsze spóźnienie, do Termo-Budu stanowczo, bo spóźnia się trzeci raz z rzędu, a do Arniki nie pisze, bo zapłaciła wczoraj, oraz zestawienie kosztów tygodnia, które przestało działać, bo wygasło połączenie z Dyskiem Google. Niżej sześć włączonych rutyn, każda z tym, kiedy rusza, dokąd wysyła wynik, czy zmiany czekają na zgodę, i z paskiem ostatnich uruchomień.
Automat przenosi dane. Rutyna wykonuje pracę.
Zapier i Make przekładają dane z jednego narzędzia do drugiego według reguł, które ktoś ustawił. Rutyna Kairyo czyta dane firmy i to, co dzieje się wokół, ocenia sytuację i pisze tak, jak napisałby ktoś z zespołu.
Przypomnienie o zaległej płatnościFinanse · hurtownia
Automat: Wysyła ten sam szablon do każdego klienta po terminie, także do tego, który zapłacił wczoraj.
Rutyna Kairyo: Stałemu klientowi pisze uprzejmie, temu, który spóźnia się trzeci raz, stanowczo i z datą, a tego, kto zapłacił wczoraj, pomija.
Poniedziałkowy raport z kampaniiMarketing · sklep internetowy
Automat: Wkleja do arkusza tabelę z wydatkami i kliknięciami.
Rutyna Kairyo: Pisze, co się zmieniło i dlaczego, na przykład że koszt zamówienia z reklam wzrósł, bo wygasła najlepsza reklama, i proponuje, co zmienić.
Przypomnienie po wysłanej ofercieSprzedaż · firma usługowa
Automat: Wysyła ten sam mail po siedmiu dniach od wysłania oferty.
Rutyna Kairyo: Sprawdza, czy klient otwierał ofertę i o co pytał na spotkaniu, i pisze przypomnienie, które odpowiada na jego wątpliwości.
Rutynę ustawi każdy w zespole
Wystarczy jedno zdanie o tym, co ma się dziać i kiedy, bez wiedzy o automatyzacjach. Zanim włączysz rutynę, Kairyo pokaże, co zrobiłaby na dzisiejszych danych.
Okno „Nowa rutyna” nad listą rutyn handlowca. Handlowiec pisze, że w każdy czwartek rano Kairyo ma sprawdzić oferty, na które klient nie odpisał od tygodnia, i przygotować krótkie przypomnienia. Kairyo pyta, skąd brać oferty, a handlowiec wybiera szanse sprzedaży w Pipedrive na etapie „Oferta wysłana”. Kairyo odpowiada, że dziś na tym etapie jest 7 szans sprzedaży, a w 2 z nich klient nie odpisał od ponad 7 dni, i pokazuje rutynę do utworzenia: nazwę, porę, co robi, zgodę przed wysłaniem przypomnień i pierwsze uruchomienie w czwartek 15 października o 7:45. Handlowiec tworzy i włącza rutynę.
Tomasz WróbelNikt nie musi otwierać kolejnej aplikacji
Rutyna wysyła wynik na maila, do Slacka lub Microsoft Teams, więc zespół czyta go tam, gdzie i tak pracuje. Na kanał zespołu Kairyo wysyła tylko to, co może zobaczyć każda osoba w tym kanale.
Kanał #sprzedaz w Slacku w poniedziałek 12 października. O 8:00 Kairyo publikuje wynik rutyny „Szanse bez ruchu”: trzy szanse sprzedaży stoją bez ruchu od ponad 7 dni, przy każdej etap, liczba dni, osoba i proponowany krok. Handlowiec odpisuje, że jeszcze tego dnia zadzwoni do Polmetu, a Fabryce Okien Lider zaproponuje spotkanie w czwartek.
Gdy ktoś odchodzi, jego praca nie przepada
Jako właściciel firmy widzisz, jaką pracę wykonują rutyny każdej osoby. W dniu odejścia pracownika jego rutyny się zatrzymują, a Ty decydujesz, które z nich przejmujesz i prowadzisz dalej.
Rutyny w Kairyo oczami właścicielki firmy. Na górze rutyna osoby, która odeszła z zespołu 2 października: zamówienia z WhatsAppa zapisywała w Pipedrive, a w dniu odejścia wyłączyła się sama. Niżej jej własna rutyna raportu dla wspólników i rutyny zespołu pogrupowane według osób, w sumie 19. Właścicielka przejmuje rutynę: okno mówi, kto ją utworzył, co robi i na których połączeniach będzie działać, a brakujące połączenie z WhatsAppem można podłączyć od razu.
Karolina Mazur
Joanna Kruk
Ola LisPytania o rutyny
Najszybciej sprawdzisz rutyny na pracy, którą ktoś w zespole powtarza co tydzień.
Mamy już automaty w Make lub Zapierze. Po co nam rutyny?
Automaty mogą dalej przenosić dane między narzędziami. Rutyna robi pracę, której automat nie zrobi: ocenia sytuację klienta, pisze do niego we właściwym tonie i przygotowuje raport z wnioskami, a nie tabelę.
Czy trzeba umieć programować?
Nie. Rutynę opisujesz zwykłym zdaniem, a Kairyo dopytuje o to, czego brakuje, i przed włączeniem pokazuje, co zrobiłaby na dzisiejszych danych. Gotowe rutyny do Waszych narzędzi Kairyo podpowiada sam.
Co, jeśli rutyna zrobi coś źle?
Domyślnie mail do klienta i każda zmiana w Waszych narzędziach czekają na Twoją zgodę w planie, który poprawisz przed wykonaniem. Rutynom, którym ufasz, pozwalasz działać samym, a każde uruchomienie zostaje w historii z godziną i wynikiem.
Na jakich uprawnieniach działa rutyna?
Na uprawnieniach i połączeniach osoby, która ją utworzyła. Rutyna nie sięgnie po dane, do których ta osoba nie ma dostępu, a na kanał zespołu wysyła tylko to, co może zobaczyć każda osoba w tym kanale. Dostępy nadaje właściciel firmy w uprawnieniach.
Co się dzieje z rutynami osoby, która odchodzi z firmy?
Zatrzymują się w dniu jej odejścia, więc nic nie działa na koncie osoby, której nie ma już w zespole. Właściciel firmy widzi je na liście i decyduje, które przejmuje. Od tej chwili działają na jego połączeniach.
Co, jeśli rutyna przestanie działać?
Najczęściej wygasa połączenie z narzędziem. Dostajesz wtedy jedno powiadomienie z powodem i przyciskiem do ponownego połączenia, a po połączeniu rutyna sama sprawdza, co przyszło w czasie przerwy.
Zespół decyduje. Resztę robi Kairyo.
Zobacz, ile czasu Kairyo zaoszczędzi Twojemu zespołowi.