Klienci
CRM pokazuje etap sprzedaży, ale ustalenia zostają w mailach handlowca, faktury w księgowości, a umowa na dysku. Kairyo sam składa je w kartę każdego klienta, więc cały zespół wie, co obiecano, kto decyduje i jak klient płaci.
Karta klienta Polmet w Kairyo oczami właścicielki firmy. Opiekun: Tomasz Wróbel. Sprzedaż od stycznia 64 800 zł z 12 faktur, o 18% więcej niż rok temu, szansa sprzedaży na wdrożenie w drugim zakładzie za 46 000 zł w negocjacjach i zero zł po terminie, bo wszystkie faktury opłacono w terminie. Na decyzję właścicielki czeka rabat 10% przy umowie na 24 miesiące, o który klient poprosił mailem. Pod spodem ostatnie wydarzenia z maili, spotkań, Pipedrive, Jiry i Fakturowni.
Przed rozmową handlowiec przegląda maile, CRM i faktury, a obsługa dopytuje kolegów, co obiecano klientowi. Kairyo przed spotkaniem przysyła krótkie podsumowanie, więc rozmowa zaczyna się od konkretów, a nie od szukania.
Firma IT. Pół godziny przed spotkaniem z Delta Logistyka Kairyo przysyła podsumowanie: będzie Marek Zając, dyrektor operacyjny, który zatwierdza termin startu. Ustalono szkolenie 24 osób w dwóch grupach 10 listopada i start 12 listopada, przy terminie z umowy 20 listopada. Czeka lista użytkowników, którą klient obiecał na 23 października. Warto zapytać, kto po stronie klienta przejmie zgłoszenia po starcie.
Hurtownia. Pół godziny przed wizytą handlowca w Sklepie Budowlanym Dąb Kairyo przysyła podsumowanie: będzie Ryszard Dąb, właściciel, który sam składa zamówienia. Od września sklep zamawia o 30% mniej niż przed rokiem, najbardziej spadły farby i chemia. Faktura na 18 400 zł jest 9 dni po terminie, choć wcześniej płacił w terminie. Warto zapytać, czy farby kupuje teraz u innego dostawcy.
Biuro rachunkowe. Pół godziny przed rozmową z Auto Serwisem Wolski Kairyo przysyła podsumowanie: będzie Jan Wolski, właściciel, który odpowiada za dokumenty. Brakuje 6 faktur kosztowych za październik, a VAT trzeba rozliczyć do 25 listopada. Od listopada w firmie pracuje 9 osób zamiast 7. Warto zapytać, czy dwie nowe osoby mają umowy o pracę, czy zlecenia.
Firma szkoleniowa. Pół godziny przed spotkaniem z Drogeriami Kalina Kairyo przysyła podsumowanie: będzie Ewa Pawlak, kierowniczka HR, która zbiera potrzeby działów. W tym roku firma przeszkoliła 46 kierowników sklepów na trzech szkoleniach, ze średnią oceną uczestników 4,7 z 5. Budżet szkoleń na 2027 rok zarząd klienta zatwierdza w grudniu. Warto zapytać, czy szkolenie z obsługi reklamacji ma objąć też 8 nowych sklepów.
Gdy handlowiec odchodzi, następca dzwoni do klientów z pytaniem, co z nimi ustalono. Wskazujesz następcę, a Kairyo przekazuje mu klientów z ustaleniami i obietnicami poprzednika, więc klient nie musi niczego powtarzać.
Karta klienta Mebloplast, zakładka Ustalenia, oczami Tomasza Wróbla, który 2 października przejął klienta od Pawła Kaczmarka. W panelu Tomasz widzi tylko klientów, których prowadzi. Kairyo przypomina, że Paweł obiecał Adamowi Kubiakowi harmonogram szkoleń do 30 października, a w Asanie nie ma takiego zadania, i proponuje je dodać. Pod spodem pięć ustaleń z autorem, datą i źródłem: obietnica harmonogramu z maila Pawła, do zrobienia; wdrożenie w zakładzie w Kaliszu od 16 listopada, po inwentaryzacji, ze spotkania 13 października; szkolenia brygadzistów w dwóch grupach po 8 osób z WhatsAppa; rabat 8% przy umowie na 12 miesięcy i faktury z terminem płatności 21 dni, oba z maili Pawła.
Księgowa wie o zaległej fakturze, a handlowiec w tym czasie negocjuje z klientem nowe zlecenie. Kairyo pokazuje płatności przy kliencie, więc o kolejnym zleceniu decydujesz, znając zaległości.
Karta klienta Fabryka Okien Lider, zakładka Faktury, oczami właścicielki. Po terminie 3 900 zł od 43 dni mimo trzech przypomnień, w terminie opłacone 2 z 5 opłaconych faktur, a szansa sprzedaży na szkolenie zespołu za 12 600 zł czeka na decyzję. W tabeli cztery ostatnie faktury: 312/2026 na 3 900 zł po terminie od 43 dni, 268/2026 na 3 000 zł opłacona 19 dni po terminie, 229/2026 na 3 400 zł opłacona 11 dni po terminie i 188/2026 na 3 100 zł opłacona w terminie. Kairyo radzi ustalić przedpłatę przed przyjęciem zlecenia i proponuje naradę lub wezwanie do zapłaty.
Klient bez odpowiedzi, zaległa faktura lub coraz mniejsze zamówienia stałego klienta zwykle wychodzą na jaw za późno. Kairyo codziennie przegląda relację z każdym klientem i przy tych, którzy wymagają uwagi, proponuje następny krok.
Lista klientów w Kairyo oczami właścicielki: siedmiu klientów z opiekunem, ostatnim kontaktem i tym, co dalej. Trzech wymaga uwagi: Grupa Medyczna Arnika od 6 dni czeka na odpowiedź w sprawie zakresu umowy, Fabryka Okien Lider ma fakturę na 3 900 zł 43 dni po terminie, a Studio Lampa kupuje o 12% mniej niż przed rokiem; przy każdym z nich Kairyo proponuje następny krok.
Najszybciej sprawdzisz kartę klienta na kliencie, z którym pracujecie od lat.
Nie. CRM, na przykład Pipedrive, zostaje, a Kairyo pracuje w nim za Twoją zgodą: przesuwa szanse sprzedaży i dopisuje notatki ze spotkań. Karta klienta dokłada to, czego w CRM nie ma: ustalenia z maili i rozmów, faktury i płatności.
Nie. Kairyo uzupełnia ją z maili, spotkań, CRM i programu do faktur, a przy każdym wpisie podaje źródło. Ustalenie z rozmowy telefonicznej dopiszesz jednym zdaniem w rozmowie z Kairyo.
Tak, w innej postaci. Kartę z ustaleniami, osobami i umowami Kairyo prowadzi dla firm, a przy sprzedaży do osób, na przykład w sklepie internetowym, pokazuje grupy klientów: kto kupuje ponownie, kto przestał i ile średnio wydaje.
Z programu do faktur lub księgowości, na przykład z Fakturowni. Faktury z KSeF nie mają informacji o zapłacie, dlatego status płatności widać po podłączeniu jednego z tych narzędzi.
Osoby, które pracują z tym klientem, oraz właściciel firmy. Kwoty faktur i szans sprzedaży widzą tylko osoby z dostępem do finansów, a dostęp nadaje właściciel lub osoba, której to powierzy.
Karta mówi wprost, czego brakuje, na przykład NIP-u lub osoby kontaktowej, zamiast udawać pełny obraz. Kairyo uzupełnia ją, gdy pojawią się nowe maile, spotkania lub faktury.
Zobacz, ile czasu Kairyo zaoszczędzi Twojemu zespołowi.
Tomasz Wróbel
Piotr Wiśniewski