Baza wiedzy
Procedury w jednym miejscu. Kairyo pracuje według nich.
Procedury w wiki i w Notion czyta się raz, przy wdrożeniu, a potem każdy pracuje po swojemu. Kairyo zbiera je w jednym miejscu, także z Notion i Dysku Google, i wykonuje każdą pracę według nich.
Baza wiedzy w Kairyo: kolekcje procedur z filtrami według źródła. Kursor otwiera procedurę „Zgłoszenia od klientów” z Dokumentów Google, a z prawej wysuwa się jej podgląd: krótki opis, kolekcja, dane, których dotyczy, dostęp, źródło, odświeżanie co 6 godzin, zmiana w dokumencie z 9 października i treść z dokumentu.
Procedury działają, choć nikt ich nie czyta
Procedura zapisana w wiki zwykle kończy się na wdrożeniu nowej osoby, a potem każdy robi po swojemu. Kairyo stosuje ją przy każdym zleceniu, którego dotyczy, więc klient dostaje tę samą jakość niezależnie od tego, kto prowadzi sprawę.
-
Sklep internetowy
Klientka zgłosiła pęknięty kubek. Kairyo odpisał jeszcze tego dnia i przygotował w BaseLinkerze wysyłkę nowego, bez odsyłania starego, bo przy towarze do 50 zł procedura tego nie wymaga.
Według:
Procedura reklamacjiNotion -
Biuro rachunkowe
Nowa firma podpisała umowę na prowadzenie księgowości. Kairyo przygotował dla niej listę dokumentów i pełnomocnictwo do KSeF, a w kalendarzu księgowej zarezerwował godzinę na pierwszą rozmowę.
Według:
Przyjęcie nowego klientaDokumenty Google -
Firma usługowa
Handlowiec poprosił o ofertę po spotkaniu. Kairyo przygotował ją z zakresem, harmonogramem i ceną za użytkownika, a rabat 8% dał tylko dlatego, że klient chce umowę na 12 miesięcy.
Według: Standard ofertywpisane w Kairyo
-
Firma wykonawcza
Ekipa zaczyna jutro montaż na nowej budowie. Kairyo wysłał brygadziście na WhatsAppie listę kontrolną BHP i poprosił o zdjęcie podpisanego instruktażu przed wejściem na rusztowanie.
Według: BHP przy pracy na wysokościplik PDF
Bez przepisywania procedur
Procedury macie już w Notion, ClickUpie lub na Dysku Google i nikt nie chce ich przepisywać. Kairyo korzysta z nich tam, gdzie są, i odświeża treść po każdej zmianie, więc zawsze pracuje na najnowszej wersji.
Okno „Nowa treść w Bazie wiedzy” nad listą procedur: wybrane źródło „Z podłączonego narzędzia”, wklejony link do arkusza Google, rozpoznany arkusz „Cennik szkoleń 2026”, nazwa i krótki opis zaproponowany z dokumentu, kolekcja i dane, których treść dotyczy.
Cennik szkoleń 2026Nowa osoba pracuje jak doświadczona
Prawie co czwarty nowy pracownik w małej lub średniej firmie dostaje na wdrożenie jeden dzień. Kairyo przy każdym zleceniu sięga po właściwą procedurę i mówi, na której się oparł, więc nowa osoba od pierwszego tygodnia pracuje według zasad firmy.
Rozmowa Michała Nowickiego, który od tygodnia pracuje w firmie, z Kairyo: Polmet od 8:30 nie może przyjmować zamówień w systemie. Kairyo sprawdza procedury i historię zgłoszeń, a w odpowiedzi mówi, że według procedury „Zgłoszenia od klientów” to zgłoszenie krytyczne z rozwiązaniem w ciągu 4 godzin, i pokazuje gotowe zgłoszenie w Jirze oraz wiadomość do klienta, która czeka na zgodę.
Michał Nowicki
Źródło: badanie Gamfi, panel Ariadna, 1090 osób, październik 2021 (w małych i średnich firmach 23% nowych pracowników miało na wdrożenie jeden dzień).
Pytania o Bazę wiedzy
Najszybciej sprawdzisz Bazę wiedzy, wskazując procedurę, według której Twój zespół pracuje najczęściej.
Czym Baza wiedzy różni się od wiki lub Notion?
Wiki i Notion przechowują procedury, które ktoś musi przeczytać i zapamiętać. Kairyo pracuje według nich przy każdym zleceniu, a procedury z Notion i Dysku Google zostają tam, gdzie są, bo Kairyo odświeża ich treść po każdej zmianie.
Czym różni się Baza wiedzy od pamięci firmy?
Pamięć firmy zapisuje fakty: kim są klienci, co ustaliliście i jakie zasady obowiązują. Baza wiedzy trzyma procedury i standardy, czyli to, jak pracujecie. Kairyo korzysta z obu w każdej pracy.
Czy muszę przepisywać procedury do Kairyo?
Nie. Wskazujesz dokument w Notion, ClickUpie, na Dysku Google lub w innym podłączonym narzędziu, a Kairyo pobiera jego treść. Możesz też wgrać plik PDF, DOCX, XLSX lub TXT do 30 MB lub wpisać procedurę w Kairyo.
Co się dzieje, gdy dokument źródłowy się zmieni?
Kairyo sprawdza źródło co kilka godzin i aktualizuje treść, a przy procedurze widzisz, co się zmieniło i kiedy. Gdy odświeżenie się nie uda, poprzednia treść zostaje, z informacją dlaczego.
Skąd Kairyo wie, której procedury użyć?
Każda treść ma krótki opis, czyli jedno zdanie o tym, czego dotyczy. Dzięki niemu Kairyo sięga po właściwą procedurę, gdy zadanie jej dotyczy, a w odpowiedzi mówi, na której się oparł.
Kto widzi procedury?
Osoby z dostępem do danych, których procedura dotyczy: procedurę finansową widzi tylko ktoś z dostępem do finansów. Treść poza zasięgiem osoby nie pojawia się na liście, w wyszukiwarce ani w rozmowie. Dostępy nadaje właściciel firmy w uprawnieniach.
Czym są umiejętności?
To gotowe sposoby wykonania pracy, na przykład przygotowanie oferty lub audyt kampanii. Kairyo ma ich ponad 40, a Wy możecie dodać własne, oparte na procedurach z Bazy wiedzy. Więcej na stronie Umiejętności.
Zespół decyduje. Resztę robi Kairyo.
Zobacz, ile czasu Kairyo zaoszczędzi Twojemu zespołowi.