Dla Ciebie · Zmiana · 9:20
Eventy
Każdy podwykonawca zna harmonogram, a klient zna budżet.
Przy evencie agencja koordynuje salę, catering, technikę i listę gości, a każda zmiana u klienta to wiadomości do kilkunastu osób. Kairyo prowadzi tę korespondencję i pilnuje kosztorysu, a zespół zajmuje się samym wydarzeniem.
Klient zwiększa liczbę gości ze 180 do 220. Wiadomości do sali i cateringu z nową liczbą czekają na Twoje „Tak”. Kosztorys po zmianie: +18 400 zł netto. Aktualizacja dla klienta jest gotowa do akceptacji.
Zmiana u klienta trafia do wszystkich podwykonawców tego samego dnia
Event to brief, oferta z kosztorysem, rezerwacje u podwykonawców, rejestracja gości, zmiany i rozliczenie. Kairyo prowadzi korespondencję i dokumenty na każdym etapie, a zespół decyduje o koncepcji.
1700+aplikacji, z którymi łączy się Kairyo Zobacz wszystkie integracje
Oferta z kosztorysem z cen podwykonawców
Kairyo przygotowuje ofertę z briefu klienta i kosztorys z cen podwykonawców, z którymi agencja pracuje.
Wpis Dla Ciebie: zapytanie o konferencję dla 180 osób w maju. Kosztorys z cen podwykonawców na 142 000 zł netto i oferta z programem dnia czekają na zgodę.
Rezerwacje u podwykonawców potwierdzone na piśmie
Kairyo wysyła zapytania i rezerwacje do sali, cateringu i techniki, zbiera potwierdzenia i pilnuje terminów zaliczek.
Wpis Dla Ciebie: trzy rezerwacje czekają na potwierdzenie: sala i catering do piątku, technika sceniczna do wyceny. Zapytania do podwykonawców czekają na zgodę.
Lista gości aktualna, przypomnienia wysłane
Kairyo prowadzi rejestrację, odpowiada gościom na pytania o dojazd i program i przypomina o wydarzeniu.
Wpis Dla Ciebie: udział potwierdziło 164 z 220 gości, w tym 18 osób z dietą wegetariańską. Przypomnienie dla pozostałych 56 osób czeka na zgodę.
Zmiana liczby gości trafia do wszystkich od razu
Gdy klient zmienia liczbę gości lub program, Kairyo przygotowuje wiadomości do każdego podwykonawcy i aktualizuje kosztorys.
Wpis Dla Ciebie: klient zwiększa liczbę gości ze 180 do 220. Wiadomości do sali i cateringu i kosztorys po zmianie, wyższy o 18 400 zł netto, czekają na zgodę.
Rozliczenie z klientem i podwykonawcami tydzień po evencie
Kairyo zestawia faktury podwykonawców z kosztorysem, wskazuje różnice i przygotowuje fakturę końcową dla klienta.
Wpis Dla Ciebie: konferencja jest rozliczona, catering wystawił fakturę wyższą o 1 200 zł niż w kosztorysie. Faktura końcowa dla klienta na 160 400 zł netto czeka na zgodę.
Zespół zajmuje się wydarzeniem, a nie skrzynką pocztową
Kosztorys, harmonogram dnia, wiadomość o zmianie i informacja dla gości to praca, która wraca przy każdym evencie. Kairyo przygotowuje ją z briefu i korespondencji, a zespół zatwierdza.
Kosztorys
Czeka na „Tak”
Konferencja, 220 osób
| Pozycja | Kwota | Stan |
|---|---|---|
| Sala i technika | 64 000 zł | potwierdzone |
| Catering | 71 400 zł | potwierdzone |
| Scenografia i druk | 25 000 zł | wycena |
Harmonogram
Wysłany podwykonawcom
Plan dnia konferencji
| Godzina | Punkt | Kto |
|---|---|---|
| 8:00 | rejestracja gości | recepcja |
| 9:30 | otwarcie i panel | prowadzący, technika |
| 13:00 | lunch | catering |
Mail
Czeka na „Tak”
Zmiana liczby gości
Do:Catering Smaki
Temat:Konferencja 22 maja: 220 gości
Dzień dobry, klient zwiększył liczbę gości ze 180 do 220. Prosimy o aktualizację wyceny i potwierdzenie do piątku.
Dietę wegetariańską zamówiło 18 osób. Układ stołów prześlemy jutro.
Informacja
Czeka na „Tak”
Dla gości konferencji
- Rejestracja od 8:00, wejście od strony parkingu
- Parking dla gości bezpłatny po okazaniu zaproszenia
- Program dnia i plan sali w załączniku
Najlepsze sale i terminy zarezerwowane z wyprzedzeniem
W branży eventowej rok wyznaczają konferencje wiosną, pikniki latem i wigilie firmowe w grudniu, a sale rezerwuje się z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Kairyo przypomina o tych terminach klientom i zespołowi.
Od stycznia
Sale i podwykonawcy zarezerwowani przed sezonem
Na maj i czerwiec najlepsze sale rezerwuje się kilka miesięcy wcześniej. Kairyo przypomina klientom z zeszłego roku o terminach i zbiera wstępne rezerwacje.
- Klienci z wydarzeniami wiosną
- Wstępne rezerwacje sal
Kalendarz wydarzeń na sezon
Od kwietnia
Letnie wydarzenia firmowe z planem na deszcz
Kairyo przygotowuje oferty pikników i wyjazdów integracyjnych z wariantem na deszcz i pilnuje potwierdzeń od podwykonawców.
- Oferty z wariantem na deszcz
- Potwierdzenia od podwykonawców
- Listy uczestników
Od września
Wigilie firmowe zarezerwowane, zanim zabraknie sal
Grudniowe terminy sal kończą się jesienią. Kairyo przypomina stałym klientom o rezerwacji i przygotowuje oferty z dostępnymi terminami.
- Stali klienci z wigiliami w zeszłym roku
- Oferty z wolnymi terminami
- Wiadomości do klientów
Od listopada
Kilka wydarzeń tygodniowo bez pomyłek w szczegółach
Kairyo pilnuje harmonogramów, list gości i potwierdzeń dla wszystkich grudniowych wydarzeń naraz.
- Grudniowe wydarzenia w kalendarzu
- Listy gości i diety
Potwierdzenia od podwykonawców
Pytania agencji eventowych
Najszybciej sprawdzisz Kairyo na jednym wydarzeniu w przygotowaniu, bo zobaczysz kosztorys, rezerwacje i listę gości w jednym miejscu.
Czy Kairyo napisze do podwykonawcy lub klienta bez naszej zgody?
Nie. Każda wiadomość czeka na „Tak” osoby z zespołu, a przed wysłaniem widzisz ją w całości. Bez pytania wychodzi dopiero na poziomie Autonomicznym, który ustawiasz Ty.
Czy Kairyo uwzględnia ceny naszych podwykonawców?
Tak, z cenników i wcześniejszych faktur, które dodasz. Gdy ceny brakuje, Kairyo przygotowuje zapytanie do podwykonawcy, zamiast zgadywać.
Czy Kairyo poprowadzi rejestrację gości?
Tak, z listy lub formularza, z którego korzystasz: potwierdza udział, zbiera informacje o dietach i przypomina o wydarzeniu, a wiadomości wychodzą po Twoim zatwierdzeniu.
Czy Kairyo pilnuje budżetu eventu?
Tak. Porównuje kosztorys z ofertami i fakturami podwykonawców i mówi o różnicy, zanim wpłynie na wynik wydarzenia.
Od czego zacząć?
Od jednego wydarzenia w przygotowaniu: kosztorysu, listy gości i skrzynki. Kairyo przejmie korespondencję z podwykonawcami i gośćmi, a zespół zobaczy efekt przed dniem wydarzenia.
Sprawdź Kairyo na wydarzeniu, które właśnie przygotowujesz.
Dodaj kosztorys i listę gości i podłącz skrzynkę, a Kairyo przygotuje korespondencję z podwykonawcami i gośćmi do Twojego zatwierdzenia.