Projekty
Dostawca się spóźni. Wiesz o tym jeszcze dziś.
O opóźnieniu dostawcy kierownik projektu dowiaduje się zwykle na spotkaniu statusowym lub w dniu montażu. Kairyo czyta maile, zadania i faktury projektu, więc przelicza terminy i pokazuje, co jest zagrożone.
Przegląd projektu „Biurowiec Lipowa, klimatyzacja” w Kairyo. Po mailu od Hurtowni Budmat stan projektu zmienia się na „Termin zagrożony”: materiały dojadą 2 dni po starcie montażu, a odbiór zdąży na 16 października z 1 dniem zapasu. W części „Dla Ciebie” pojawia się sprawa dla kierowniczki projektu z przyciskiem „Przygotuj z Kairyo”.
Prowadzi Joanna Kruk
Stan projektów bez spotkania statusowego
Co tydzień zespół spotyka się, żeby opowiedzieć sobie, co zrobił, a kierownik i tak sprawdza to potem w Asanie. Kairyo składa stan projektów z zadań, maili i faktur, więc spotkanie zostaje na decyzje.
Kanał #ogólny obszaru „Montaże u klientów”: w poniedziałek o 8:00 rutyna „Podsumowanie projektów” opisuje trzy projekty. Klimatyzacja w biurowcu przy Lipowej ma zagrożony termin, bo materiały od Hurtowni Budmat dojadą 7 października. Pompy ciepła w szkole w Zielonce są w terminie. Serwis klimatyzacji w 12 sklepach czeka na decyzję o drugiej ekipie. Na czwartkowe spotkanie zostają dwie decyzje, a właścicielka firmy odpisuje, że o drugiej ekipie zdecyduje od razu.
Nikt nie przepisuje ustaleń do zadań
Ustalenia z kanału i maili ktoś musi przenieść do Asany lub ClickUpa, a część z nich ginie po drodze. Kairyo wykonuje prośby z kanału w Waszych narzędziach i sam odzywa się, gdy wiadomość zmienia termin.
Wątek w kanale #montaż firmy instalacyjnej: kierowniczka projektu prosi Kairyo o rozpisanie montażu od pierwszego piętra, bo materiały na drugie dojadą później. Kairyo zakłada w Asanie trzy zadania i mówi, na czyją decyzję czeka zmiana terminu drugiego piętra. Specjalistka od dostaw potwierdza odbiór dostawy.
Wątek w kanale #wdrożenie firmy IT, w którym pisze też zespół klienta: kierowniczka projektu po stronie klienta przesuwa szkolenie użytkowników o tydzień. Kairyo odzywa się bez wzmianki, bo wiadomość zmienia termin: start na produkcji przesuwa się na 12 listopada, termin z umowy nadal jest bezpieczny, a cztery zadania w Jirze czekają na przesunięcie.
Wątek w kanale #kampania sklepu internetowego: menedżerka marketingu prosi Kairyo o przesunięcie startu kampanii, bo agencja odda grafiki do relacji dopiero w czwartek. Kairyo zakłada w ClickUpie trzy zadania: akceptację grafik, ustawienie reklam i start kampanii w poniedziałek 9 listopada.
Wątek w kanale #rozmowy firmy handlowej: specjalistka od rekrutacji prosi Kairyo o umówienie rozmów z trzema kandydatami na przyszły tydzień. Kairyo umawia trzy rozmowy w kalendarzach jej i kierownika sprzedaży i wysyła kandydatom zaproszenia.
Klient w projekcie widzi tylko swój kanał
Ustalenia z klientem i podwykonawcą krążą zwykle w mailach, poza projektem. Gość pisze w swoim kanale i nie zajmuje miejsca w planie, a kwoty i pozostałe kanały zostają w zespole.
| W projekcie | Właściciel firmy | Osoba prowadząca | Osoba z zespołu | Gość |
|---|---|---|---|---|
| Stan projektu i terminy | tak | tak | tak | tak |
| Kwoty: wartość zamówienia i koszty | tak | według dostępu do finansów | według dostępu do finansów | nie |
| Kanały | wszystkie | wszystkie | wszystkie poza prywatnymi, do których nie należy | tylko te, do których go dodano |
| Pliki | wszystkie | wszystkie | poza plikami z kanałów prywatnych | tylko pliki ze swoich kanałów |
| Wiedza projektu | poprawia i cofa | poprawia i cofa | poprawia swoje wpisy | tylko wpisy ze swoich kanałów |
| Ustawienia Kairyo w projekcie | zmienia | zmienia | widzi | nie |
| Kto o co poprosił Kairyo | wszystkie działania | wszystkie działania | swoje działania | nie |
Osoby w projekcie „Wdrożenie CRM, Delta Logistyka”: z zespołu kierowniczka projektu i dwie osoby, a jako goście kierowniczka projektu po stronie klienta i podwykonawca od integracji, każdy w swoim kanale. Goście nie zajmują miejsc w planie.
Kanały projektu wdrożenia: #ogólny dla zespołu, #wdrożenie z klientem, #integracja z podwykonawcą i prywatny #rozliczenia, który widzą tylko kierowniczka projektu, handlowiec i właścicielka firmy.
Pytania o projekty
Najszybciej sprawdzisz projekty na jednym projekcie, który właśnie prowadzicie.
Czy musimy zrezygnować z Asany lub ClickUpa?
Nie. Zadania zostają tam, gdzie prowadzi je Twój zespół, a Kairyo czyta je z Asany, ClickUpa lub Jiry i zmienia na Waszą prośbę. Zespół bez takiego narzędzia prowadzi prostą listę zadań w samym projekcie.
Skąd Kairyo wie, jaki jest stan projektu?
Kairyo porównuje plan z narzędzia do zadań z tym, co dzieje się w mailach, kanałach, kalendarzu i CRM. Gdy dostawca przesunie dostawę lub klient zmieni ustalenie, Kairyo od razu aktualizuje stan i terminy projektu. Przy każdej liczbie widzisz, z którego narzędzia pochodzi.
Czy Kairyo zmieni termin w naszym narzędziu bez pytania?
Nie, chyba że na to pozwolisz. Kairyo proponuje zmianę i czeka na zatwierdzenie, a każde działanie zostawia ślad: kto o nie poprosił, kto je zatwierdził i co się zmieniło. Zmianę, którą da się odwrócić, cofasz jednym kliknięciem.
Czy Kairyo odpisuje na każdą wiadomość w kanale?
Nie. Kairyo odpowiada, gdy ktoś napisze @Kairyo, a jeśli na to pozwolisz, także w ważnych sprawach: gdy wiadomość zmienia termin lub pytanie zostaje bez odpowiedzi. Odpowiedzi trafiają do wątku pod wiadomością, więc kanał zostaje czytelny.
Czy mogę zaprosić do projektu klienta lub podwykonawcę?
Tak. Gość widzi tylko kanały, do których go dodasz, i pliki z tych kanałów, a nie widzi kwot, innych kanałów ani ustawień projektu. Goście nie zajmują miejsc w planie.
Co dzieje się z projektem po zakończeniu?
Kairyo zapisuje podsumowanie: plan i wykonanie, decyzje i to, jak się sprawdziły, oraz wnioski. Wnioski Kairyo zapisuje w obszarze i przypomina o nich przy kolejnym podobnym projekcie. Kanały zostają do odczytu, a pliki w folderze na dysku firmy.
Czym projekt różni się od rozmowy w czacie?
Rozmowę w czacie widzisz tylko Ty i osoby, które do niej zaprosisz. Projekt to wspólne miejsce całego zespołu: kanały, pliki, terminy i ustalenia, które widzą wszyscy jego członkowie.
Zespół decyduje. Resztę robi Kairyo.
Zobacz, ile czasu Kairyo zaoszczędzi Twojemu zespołowi.