Planer
Tydzień ułożony za Ciebie. Zadania przed terminem.
Zadania z Asany, obietnice z maili i spotkania z kalendarza zwykle układa się w głowie, a część i tak się nie mieści. Kairyo układa z nich plan tygodnia i przestawia go, gdy klient przesunie spotkanie.
Planer Piotra Wiśniewskiego, kierownika sprzedaży, w środę 14 października o 10:45: tydzień 12-16 października ze spotkaniami z Kalendarza Google, zadaniami z planu, nawykami, czasem skupienia i przerwami, a nad nim pasek wypełnienia tygodnia z wolnym czasem i tym, ile zaplanowanej pracy jest już zrobione. Baner mówi, że 1 zadanie po terminie i 3 sprawy z maili i rozmów nie mają jeszcze czasu w kalendarzu; ta praca stoi w panelu, z Asany, Slacka, Gmaila i Pipedrive.
Nic, co obiecasz, nie wypada z planu
Najłatwiej wypadają z planu rzeczy obiecane w mailu lub na Slacku, bo nie ma ich w żadnym narzędziu. Kairyo zbiera je razem z zadaniami z Asany i Pipedrive i układa z nich tydzień przed terminami. Kalendarz zmienia się dopiero po Twoim zatwierdzeniu.
Wersja robocza planu obok kalendarza: propozycje z przerywaną ramką w siatce tygodnia i lista po prawej. W tym tygodniu: prognoza sprzedaży dziś 11:00-11:30, bo termin minął wczoraj; odpowiedź dla Delta Logistyka dziś 15:45-16:00, bo klient czeka od 3 dni; lista 30 firm do kampanii jutro 8:30-9:30, obiecana Annie na czwartek; wycena dla Biura Bilans jutro 12:30-14:00, obiecana w mailu do piątku; warunki płatności dla Mebloplastu w piątek 10:00-12:00. W zwiniętej grupie „Później” plan sprzedaży na 2027 w dwóch blokach, przegląd cennika usług i opis oferty dla biur rachunkowych. Poza planem druk katalogów w Drukarni Wektor, bo to praca drukarni. Wszystko mieści się przed terminami. Po kliknięciu „Zatwierdź plan” propozycje stają się blokami w Kalendarzu Google.
Klient sam wybiera termin spotkania
Ustalanie terminu w kilku mailach opóźnia każdą rozmowę o kilka dni. Klient wybiera wolną godzinę na stronie rezerwacji, a Kairyo od razu wpisuje spotkanie do kalendarza i wysyła zaproszenie. Gdy na spotkaniu mają być dwie osoby z zespołu, strona pokazuje tylko godziny, w których obie są wolne.
Spotkania w Planerze: trzy linki do rezerwacji z długością, miejscem i godzinami, adresem do skopiowania i ostatnią rezerwacją. Pierwszy, konsultacja przed zamówieniem, pokazuje gościom wyłącznie godziny, w których Piotr Wiśniewski i Tomasz Wróbel są obaj wolni. Obok najbliższa rezerwacja: Agata Malinowska z Aptek Herba, konsultacja z Piotrem i Tomaszem w poniedziałek 19 października o 13:00, zarezerwowana dziś o 9:40.
Urlop bez zaległości po powrocie
Przed urlopem trzeba przestawić zadania, odwołać spotkania i uprzedzić zespół. Kairyo układa pracę wokół urlopu, mówi, które spotkania odwołać, i dzień wcześniej przypomina o nim zespołowi.
Okno „Dodaj nieobecność” nad kalendarzem Piotra Wiśniewskiego: urlop od 2 do 6 listopada, widoczny w Kalendarzu Google jako wydarzenie całodniowe. Pod datami lista tego, co się stanie: planer nie postawi w tych dniach pracy, nawyków ani czasu skupienia, 2 spotkania zostają w kalendarzu do odwołania, linki do rezerwacji nie pokażą tych dni, a zespół zobaczy nieobecność i dzień wcześniej dostanie powiadomienie.
Wiesz, kto ma czas, gdy ktoś jest nieobecny
Bez Kairyo sprawdzasz to w kilku kalendarzach lub pytasz każdego po kolei. Kairyo pokazuje wolny czas każdej osoby i zadania, które nie zmieszczą się przed terminem. Pracę nieobecnej osoby przekazujesz więc, zanim termin minie.
Zespół w Planerze właścicielki, Anny Nowak. Terminy bez miejsca w kalendarzu: cztery zadania w całym zespole, dwa po terminie i dwa z terminem w ciągu trzech dni, przy każdym osoba, termin i powód; przy raporcie Karoliny Mazur, która w piątek jest nieobecna, „Przekaż”. Pod spodem czas na pracę: wolne godziny każdej osoby w tym tygodniu od dziś i w przyszłym tygodniu, z nieobecnościami.
Pytania o Planer
Najszybciej sprawdzisz Planer na tygodniu, w którym masz więcej pracy niż czasu.
Czy Kairyo ułoży mi dzień bez pytania?
Nie. Plan pracy trafia do kalendarza dopiero po Twoim zatwierdzeniu, a bloków, które zablokujesz, Kairyo nie przesuwa. Bez pytania przestawia tylko zatwierdzoną już pracę, gdy przesunie się spotkanie.
Czy muszę zmienić kalendarz?
Nie. Planer pracuje w Kalendarzu Google i Microsoft 365, więc plan widzisz tam, gdzie zawsze. Bez podłączonego kalendarza Planer układa nawyki i pracę, ale nie widzi spotkań.
Skąd Planer wie, ile potrwa zadanie?
Z czasu podobnych zadań w przeszłości, z narzędzia, w którym zapisano zadanie, lub od Ciebie. Gdy nikt go nie podał, Kairyo go szacuje i mówi o tym przy zadaniu.
Czy zespół widzi mój kalendarz?
Zespół widzi Twoje bloki firmowe i nieobecności. Sprawy prywatne widzi jako „Osobiste”, bez szczegółów, a rodzaj nieobecności tylko osoba, która zarządza kalendarzami zespołu.
Czy Planer rezerwuje czas na pracę w skupieniu?
Tak, jeśli go ustawisz. Czas skupienia trafia do kalendarza wyłącznie wtedy, gdy wybierzesz, ile godzin w tygodniu chcesz chronić.
Zespół decyduje. Resztę robi Kairyo.
Zobacz, ile czasu Kairyo zaoszczędzi Twojemu zespołowi.